Автоматичні email-сповіщення: надходження оплат, платежі та нагадування про строк оплати
Підтвердження надходження оплати, нагадування про строк оплати та сповіщення про платежі постачальникам — автоматично та opt-in.
Відстеження надходжень часто означає email-и, написані вручну: «строк оплати вашого рахунку наближається», «ми отримали вашу оплату, дякуємо». facturifirma надсилає їх автоматично — за простим правилом: нічого не надсилається, доки ви самі це не увімкнете, для кожної компанії та кожного типу сповіщення.
Три типи сповіщень
1. Підтвердження надходження оплати — клієнту
Коли ви фіксуєте надходження оплати за рахунком, клієнт може автоматично отримати підтвердження: рахунок, отриману суму, спосіб оплати, дату — і залишок до сплати, якщо оплата часткова. Клієнт одразу знає, що платіж надійшов, без потреби запитувати.
2. Нагадування про строк оплати — клієнту
Для виставлених та неоплачених рахунків клієнт отримує нагадування за графіком, розробленим так, щоб бути ефективним, але не перетворитися на спам:
| Момент | Повідомлення |
|---|---|
| за 2 дні та за 1 день до | строк оплати рахунку наближається |
| у день строку оплати | рахунок має бути оплачений сьогодні |
| через 1, 3 і 7 днів після | строк оплати рахунку минув |
| потім щотижня | до оплати або скасування |
Кожне нагадування надсилається рівно один раз — повторні запуски не дублюють повідомлення. Рахунки в леях (RON) потрапляють у графік лише після передачі до e-Factura (SPV); рахунки у валюті, іноземним клієнтам, — одразу після виставлення.
3. Підтвердження платежу — постачальнику
Коли ви позначаєте витрату як оплачену, постачальник може автоматично отримати підтвердження: номер його рахунку, суму та дату платежу. Воно надсилається лише при переході у статус «оплачено» — повторне збереження вже оплаченої витрати не спричиняє повторного сповіщення.
Opt-in, для кожної компанії, для кожного типу
Усі три типи вимкнені за замовчуванням. Ви вмикаєте їх у розділі Налаштування → Компанія, окремо — можна увімкнути, наприклад, лише нагадування про строк оплати, без підтверджень надходження оплати. Email-и надсилаються від імені вашої компанії, а відповіді клієнтів надходять безпосередньо на адресу компанії (reply-to), а не в технічну поштову скриньку.
Чому це важливо
- Ви отримуєте оплату швидше — послідовні нагадування є найпростішим інструментом стягнення заборгованості.
- Менше витраченого часу — жодного email, написаного вручну, для підтверджень.
- Чіткіші відносини — клієнт і постачальник завжди знають статус платежу.
Часті запитання
Чи отримують клієнти email автоматично?
Лише якщо ви самі увімкнете сповіщення, для кожної компанії та кожного типу окремо. За замовчуванням усі вимкнені — нічого не надсилається без вашого явного рішення.
Коли надсилаються нагадування про строк оплати?
За 2 дні та за 1 день до строку оплати, у день строку оплати, потім через 1, 3 і 7 днів після — а далі щотижня до оплати. Кожне нагадування надсилається рівно один раз.
Чи надсилаються нагадування для всіх рахунків?
Лише для виставлених та неоплачених рахунків, які мають строк оплати. Рахунки в леях (RON) мають бути передані до e-Factura (SPV); рахунки у валюті — іноземним клієнтам — достатньо, щоб були виставлені.
Рахунки та e-Factura, без клопоту
facturifirma надсилає рахунки до SPV, декларує e-Transport, звіряє надходження та веде ваші звіти з ПДВ — 12 місяців безкоштовно.
Почати безкоштовноПов’язані посібники
Як автоматизувати рахунки-фактури, що повторюються щомісяця: підписки, ретейнери, фіксовані послуги.
Як імпортувати виписку з рахунку і автоматично зіставляти надходження з виставленими рахунками.
Що містить правильний рахунок-фактура, як його нумерувати і як надіслати в e-Factura — крок за кроком.