Automatyczne powiadomienia email: wpłaty, płatności i przypomnienia o terminie

Śledzenie wpłat to często ręcznie pisane emaile: „Twoja faktura wkrótce się przeterminuje“, „otrzymaliśmy Twoją wpłatę, dziękujemy“. facturifirma wysyła je automatycznie — według jednej prostej zasady: nic nie zostanie wysłane, dopóki sam tego nie włączysz, dla każdej firmy i każdego typu powiadomienia.

Trzy typy powiadomień

1. Potwierdzenie wpłaty, do klienta

Gdy zarejestrujesz wpłatę na fakturze, klient może automatycznie otrzymać potwierdzenie: fakturę, otrzymaną kwotę, metodę, datę — oraz pozostałą do zapłaty kwotę, jeśli wpłata jest częściowa. Klient od razu wie, że płatność dotarła, bez konieczności pytania.

2. Przypomnienia o terminie płatności, do klienta

Dla wystawionych i nieopłaconych faktur klient otrzymuje przypomnienia zgodnie z harmonogramem zaprojektowanym tak, by był skuteczny, ale nie stał się spamem:

Każde przypomnienie wysyłane jest dokładnie raz — powtórne uruchomienia nie duplikują wiadomości. Faktury w RON wchodzą do harmonogramu dopiero po przesłaniu do e-Factura (SPV); faktury w walucie obcej, dla klientów zagranicznych, od razu po wystawieniu.

3. Potwierdzenie zapłaty, do dostawcy

Gdy oznaczysz wydatek jako opłacony, dostawca może automatycznie otrzymać potwierdzenie: numer jego faktury, kwotę i datę zapłaty. Wysyłane jest tylko przy przejściu do statusu „opłacona“ — ponowny zapis już opłaconego wydatku nie wysyła kolejnego powiadomienia.

Opt-in, dla każdej firmy, dla każdego typu

Wszystkie trzy typy są domyślnie wyłączone. Włączasz je w Ustawienia → Firma, pojedynczo — możesz włączyć na przykład tylko przypomnienia o terminie płatności, bez potwierdzeń wpłaty. Emaile wysyłane są w imieniu Twojej firmy, a odpowiedzi klientów trafiają bezpośrednio na adres firmy (reply-to), a nie do technicznej skrzynki.

Dlaczego to ważne

• Szybciej otrzymujesz zapłatę — konsekwentne przypomnienia to najprostsze narzędzie do windykacji.
• Mniej straconego czasu — zero ręcznie pisanych emaili do potwierdzeń.
• Jaśniejsze relacje — klient i dostawca zawsze znają status płatności.