Automatikus email értesítések: beérkezett fizetések, kifizetések és határidő-emlékeztetők

A fizetések nyomon követése sokszor kézzel írt emaileket jelent: „a számlája hamarosan lejár“, „megérkezett a kifizetése, köszönjük“. A facturifirma ezeket automatikusan elküldi — egy egyszerű szabály szerint: semmi nem megy ki, amíg te magad nem aktiválod, cégenként és értesítéstípusonként.

A három értesítéstípus

1. Fizetés-visszaigazolás, az ügyfélnek

Amikor rögzítesz egy fizetést egy számlán, az ügyfél automatikusan visszaigazolást kaphat: a számlát, a beérkezett összeget, a módot, a dátumot — és a fennmaradó egyenleget, ha a fizetés részleges. Az ügyfél azonnal tudja, hogy a fizetés megérkezett, anélkül hogy rá kellene kérdeznie.

2. Határidő-emlékeztetők, az ügyfélnek

A kiállított, ki nem egyenlített számláknál az ügyfél olyan ütemezés szerint kap emlékeztetőket, amely hatékony, de nem válik spammé:

Minden emlékeztető pontosan egyszer kerül elküldésre — az ismételt futtatások nem duplikálják az üzeneteket. A RON számlák csak az e-Factura (SPV) rendszerbe történő beküldés után kerülnek be az ütemezésbe; a devizás számlák, külföldi ügyfeleknek, a kiállításuk pillanatában.

3. Kifizetés-visszaigazolás, a beszállítónak

Amikor egy kiadást kifizetettként jelölsz meg, a beszállító automatikusan visszaigazolást kaphat: a saját számlaszámát, az összeget és a fizetés dátumát. Csak a „kifizetve“ státuszba történő átmenetkor kerül elküldésre — egy már kifizetett kiadás újbóli mentése nem küld új értesítést.

Opt-in, cégenként, típusonként

Mindhárom típus alapértelmezetten ki van kapcsolva. A Beállítások → Cég menüben kapcsolhatod be őket, egyenként — bekapcsolhatod például csak a határidő-emlékeztetőket, a fizetés-visszaigazolások nélkül. Az emailek a céged nevében mennek ki, az ügyfelek válaszai pedig közvetlenül a céged címére érkeznek (reply-to), nem egy technikai postafiókba.

Miért fontos

• Gyorsabban jutsz kifizetéshez — a következetes emlékeztetők a legegyszerűbb behajtási eszköz.
• Kevesebb elvesztegetett idő — nulla kézzel írt email a visszaigazolásokhoz.
• Tisztább kapcsolatok — az ügyfél és a beszállító mindig ismeri a fizetés állapotát.