Notifications email automatiques : encaissements, paiements et rappels d'échéance

Le suivi des encaissements se traduit souvent par des emails écrits à la main : « votre facture arrive à échéance », « nous avons bien reçu votre paiement, merci ». facturifirma les envoie automatiquement — avec une règle simple : rien ne part sans que vous l’activiez, par entreprise et par type de notification.

Les trois types de notifications

1. Confirmation d’encaissement, au client

Lorsque vous enregistrez un encaissement sur une facture, le client peut recevoir automatiquement une confirmation : la facture, le montant encaissé, la méthode, la date — et le solde restant, si l’encaissement est partiel. Le client sait immédiatement que le paiement est arrivé, sans avoir à demander.

2. Rappels d’échéance, au client

Pour les factures émises et non encaissées, le client reçoit des rappels selon une cadence pensée pour être efficace sans devenir du spam :

Chaque rappel est envoyé une seule fois — les exécutions répétées ne dupliquent pas les messages. Les factures en RON entrent dans la cadence uniquement après avoir été transmises à e-Factura (SPV) ; les factures en devise étrangère, vers des clients étrangers, dès leur émission.

3. Confirmation de paiement, au fournisseur

Lorsque vous marquez une dépense comme payée, le fournisseur peut recevoir automatiquement la confirmation : le numéro de sa facture, le montant et la date du paiement. Elle n’est envoyée qu’au moment de la transition vers le statut « payée » — enregistrer à nouveau une dépense déjà payée ne déclenche pas de nouvelle notification.

Opt-in, par entreprise, par type

Les trois types sont désactivés par défaut. Vous les activez depuis Paramètres → Entreprise, individuellement — vous pouvez activer, par exemple, uniquement les rappels d’échéance, sans les confirmations d’encaissement. Les emails sont envoyés au nom de votre entreprise, et les réponses des clients arrivent directement à l’adresse de l’entreprise (reply-to), et non dans une boîte technique.

Pourquoi c’est important

• Vous êtes payé plus vite — des rappels constants sont l’outil de recouvrement le plus simple.
• Moins de temps perdu — zéro email écrit à la main pour les confirmations.
• Des relations plus claires — le client et le fournisseur connaissent toujours le statut du paiement.