Automatische E-Mail-Benachrichtigungen: Zahlungseingänge, Zahlungen und Fälligkeits-Erinnerungen
Zahlungseingangs-Bestätigungen, Fälligkeits-Erinnerungen und Zahlungsbenachrichtigungen an Lieferanten — automatisch und opt-in.
Das Nachverfolgen von Zahlungseingängen bedeutet oft handgeschriebene E-Mails: „Ihre Rechnung wird fällig“, „wir haben Ihre Zahlung erhalten, danke“. facturifirma versendet diese automatisch — nach einer einfachen Regel: nichts wird versendet, ohne dass Sie es aktivieren, pro Unternehmen und pro Benachrichtigungstyp.
Die drei Arten von Benachrichtigungen
1. Zahlungseingangs-Bestätigung, an den Kunden
Wenn Sie einen Zahlungseingang zu einer Rechnung erfassen, kann der Kunde automatisch eine Bestätigung erhalten: die Rechnung, den erhaltenen Betrag, die Methode, das Datum — und den Restbetrag, falls die Zahlung nur teilweise erfolgt ist. Der Kunde weiß sofort, dass die Zahlung angekommen ist, ohne nachfragen zu müssen.
2. Fälligkeits-Erinnerungen, an den Kunden
Bei ausgestellten, unbezahlten Rechnungen erhält der Kunde Erinnerungen nach einem Rhythmus, der effektiv sein soll, ohne zu Spam zu werden:
| Zeitpunkt | Nachricht |
|---|---|
| 2 Tage und 1 Tag vorher | die Rechnung wird bald fällig |
| am Fälligkeitstag | die Rechnung ist heute fällig |
| 1, 3 und 7 Tage danach | die Rechnung ist überfällig |
| danach wöchentlich | bis zur Zahlung oder Stornierung |
Jede Erinnerung wird genau einmal versendet — wiederholte Durchläufe verdoppeln die Nachrichten nicht. RON-Rechnungen treten erst nach der Übermittlung an e-Factura (SPV) in den Rhythmus ein; Fremdwährungsrechnungen, an ausländische Kunden, sobald sie ausgestellt sind.
3. Zahlungsbestätigung, an den Lieferanten
Wenn Sie eine Ausgabe als bezahlt markieren, kann der Lieferant automatisch eine Bestätigung erhalten: seine Rechnungsnummer, den Betrag und das Zahlungsdatum. Sie wird nur beim Übergang in den Status „bezahlt“ versendet — das erneute Speichern einer bereits bezahlten Ausgabe löst keine erneute Benachrichtigung aus.
Opt-in, pro Unternehmen, pro Typ
Alle drei Arten sind standardmäßig deaktiviert. Sie aktivieren sie unter Einstellungen → Unternehmen, einzeln — Sie können beispielsweise nur die Fälligkeits-Erinnerungen aktivieren, ohne die Zahlungseingangs-Bestätigungen. Die E-Mails werden im Namen Ihres Unternehmens versendet, und Antworten der Kunden gehen direkt an die Adresse Ihres Unternehmens (Reply-to), nicht an ein technisches Postfach.
Warum das wichtig ist
- Sie werden schneller bezahlt — konsequente Erinnerungen sind das einfachste Inkasso-Werkzeug.
- Weniger verlorene Zeit — null handgeschriebene E-Mails für Bestätigungen.
- Klarere Beziehungen — Kunde und Lieferant kennen jederzeit den Zahlungsstatus.
Häufige Fragen
Erhalten Kunden automatisch E-Mails?
Nur, wenn Sie die Benachrichtigungen selbst aktivieren, pro Unternehmen und pro Typ. Standardmäßig sind alle deaktiviert — nichts wird ohne Ihre ausdrückliche Entscheidung versendet.
Wann werden die Fälligkeits-Erinnerungen gesendet?
2 Tage und 1 Tag vor der Fälligkeit, am Fälligkeitstag selbst, dann 1, 3 und 7 Tage danach — und danach wöchentlich bis zur Zahlung. Jede Erinnerung wird genau einmal versendet.
Werden für jede Rechnung Erinnerungen gesendet?
Nur für ausgestellte, unbezahlte Rechnungen mit Fälligkeitsdatum. RON-Rechnungen müssen an e-Factura (SPV) übermittelt worden sein; Fremdwährungsrechnungen — an ausländische Kunden — müssen nur ausgestellt worden sein.
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