Wie Sie Ihre erste korrekte Rechnung stellen: Schritt-für-Schritt-Leitfaden für Unternehmen
Was eine korrekte Rechnung enthält, wie Sie sie nummerieren und wie Sie sie an e-Factura senden — Schritt für Schritt.
Die erste Rechnung wirkt kompliziert, hat aber eine klare Struktur. Dieser Leitfaden zeigt was sie enthalten muss, wie Sie sie nummerieren, welche USt-Sätze Sie verwenden und wie Sie sie an e-Factura senden — von Anfang an korrekt.
Was eine Rechnung enthalten muss
Eine konforme Rechnung umfasst:
- den Lieferanten — Name, CUI, Handelsregisternummer, Adresse, (IBAN/Bank);
- den Kunden — Name, CUI, Adresse;
- Serie und Nummer der Rechnung;
- das Ausstellungsdatum (und gegebenenfalls das Fälligkeitsdatum);
- die Positionen — Beschreibung von Produkt/Dienstleistung, Menge, Einzelpreis, USt-Satz, Wert;
- die Summen — Bemessungsgrundlage, USt nach Sätzen, zu zahlender Gesamtbetrag.
Für B2B muss die Rechnung zusätzlich in RO e-Factura (SPV) übermittelt werden, innerhalb von 5 Tagen.
Serie und Nummer
Rechnungen werden in Serien mit fortlaufenden Nummern ohne Lücken nummeriert. Jeder Dokumenttyp (Rechnung, Proforma, Quittung, Aviz) hat seine eigene Serie. Eine Rechnungssoftware vergibt automatisch die nächste Nummer, damit keine Duplikate oder Sprünge entstehen.
Siehe auch den ausführlichen Leitfaden: Serie und Nummer einer Rechnung.
Die USt-Sätze
Sie wählen den korrekten Satz für jede Position (z. B. Standardsatz, ermäßigter Satz, 0 %) und gegebenenfalls die Sonderregelung (Reverse-Charge, steuerbefreit). Ein falscher Satz bedeutet falsche USt — und Abweichungen bei der Voranmeldung.
Wie Sie sie an e-Factura senden
Nachdem Sie die Rechnung ausgestellt haben:
- erzeugt die Software das RO_CIUS-XML;
- sendet es an SPV (mit einem Klick oder automatisch beim Ausstellen);
- ANAF validiert die Datei und bringt bei Konformität das Siegel an;
- Sie prüfen den Status (angenommen/abgelehnt).
Siehe den vollständigen Leitfaden: e-Factura Schritt für Schritt.
Wie es in facturifirma funktioniert
In facturifirma füllen Sie die Rechnung wie ein einfaches Formular aus: Sie wählen den Kunden (die Daten können automatisch anhand der CUI aus ONRC/ANAF übernommen werden), fügen Produkte hinzu, während Serie/Nummer, USt und Summen automatisch berechnet werden. Am Ende senden Sie die Rechnung direkt aus der Anwendung an e-Factura. Die erste Rechnung dauert nur wenige Minuten — und ist von Anfang an konform.
Häufige Fragen
Was muss eine Rechnung enthalten, um gültig zu sein?
Die vollständigen Daten von Lieferant und Kunde (Name, CUI, Handelsregisternummer, Adresse), Serie und Nummer, Datum, Beschreibung der Produkte/Dienstleistungen, Menge, Preis, USt-Satz und -Betrag sowie den Gesamtbetrag. Für B2B muss die Rechnung zusätzlich in e-Factura übermittelt werden.
Muss ich unbedingt eine Rechnungssoftware nutzen?
Für B2B muss die Rechnung ohnehin elektronisch in RO e-Factura im XML-Format RO_CIUS übermittelt werden. Eine dedizierte Software erzeugt automatisch das korrekte Format und sendet die Rechnung an SPV, was deutlich einfacher und sicherer ist als manuell.
Wie viel Zeit habe ich, um die Rechnung an SPV zu senden?
5 Kalendertage ab dem Ausstellungsdatum. Die praktische Empfehlung lautet, sie am selben Tag zu senden.
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