Jak wystawić pierwszą poprawną fakturę: przewodnik krok po kroku dla firm

Pierwsza faktura wydaje się skomplikowana, ale ma jasną strukturę. Ten przewodnik pokazuje co musi zawierać, jak ją numerować, jakich stawek VAT używać i jak wysłać ją do e-Factura — poprawnie już za pierwszym razem.

Co musi zawierać faktura

Zgodna z przepisami faktura obejmuje:

• dostawcę — nazwę, CUI, numer w rejestrze handlowym, adres, (IBAN/bank);
• klienta — nazwę, CUI, adres;
• serię i numer faktury;
• datę wystawienia (i, w razie potrzeby, termin płatności);
• pozycje — opis produktu/usługi, ilość, cenę jednostkową, stawkę VAT, wartość;
• sumy — podstawę, VAT według stawek, kwotę do zapłaty ogółem.

Dla transakcji B2B faktura musi też zostać przesłana do RO e-Factura (SPV), w ciągu 5 dni.

Seria i numer

Faktury numerowane są w seriach, kolejnymi numerami, bez luk. Każdy typ dokumentu (faktura, proforma, pokwitowanie, aviz) ma swoją serię. Program do fakturowania automatycznie nadaje kolejny numer, dzięki czemu nie masz duplikatów ani przeskoków.

Zobacz też dedykowany przewodnik: seria i numer faktury.

Stawki VAT

Wybierasz właściwą stawkę dla każdej pozycji (np. stawka podstawowa, stawka obniżona, 0%) oraz, gdy ma to zastosowanie, reżim specjalny (odwrotne obciążenie, zwolnienie). Błędna stawka oznacza błędny VAT — a w konsekwencji różnice w deklaracji.

Jak wysłać ją do e-Factura

Po wystawieniu faktury:

1. program generuje XML RO_CIUS;
2. wysyła go do SPV (jednym kliknięciem lub automatycznie przy wystawianiu);
3. ANAF waliduje i, jeśli jest zgodny, nadaje pieczęć elektroniczną;
4. sprawdzasz status (zaakceptowana/odrzucona).

Zobacz pełny przewodnik: e-Faktura krok po kroku.

Jak to działa w facturifirma

W facturifirma fakturę uzupełniasz jak w prostym formularzu: wybierasz klienta (dane mogą zostać pobrane automatycznie po CUI z ONRC/ANAF), dodajesz produkty, a seria/numer, VAT i sumy liczą się same. Na koniec wysyłasz fakturę do e-Factura bezpośrednio z aplikacji. Pierwsza faktura zajmuje kilka minut — i jest poprawna już za pierwszym razem.