Faktura proforma vs faktura fiskalna: różnice i kiedy stosować którą

Faktura proforma i faktura fiskalna wyglądają niemal tak samo, ale pełnią zupełnie inne role. Mylenie ich jest częste — i może prowadzić do błędów w raportowaniu. Ten poradnik wyjaśnia czym jest każda z nich, czym się różnią i kiedy której użyć.

Czym jest faktura proforma

Proforma to dokument informacyjny: oferta lub wezwanie do zapłaty wysyłane klientowi przed wystawieniem faktury fiskalnej. Zawiera zwykle te same informacje co faktura (strony, produkty/usługi, ceny, szacowany VAT, sumę), ale nie ma skutku księgowego ani podatkowego.

W praktyce proforma mówi: „oto co zapłacisz i za co” — ale nie jest dokumentem, który generuje obowiązki podatkowe.

Czym różni się od faktury fiskalnej

	Proforma	Faktura fiskalna
Skutek księgowy	Nie	Tak
Generuje VAT do zapłaty	Nie	Tak
Raportowana w e-Fakturze (SPV)	Nie	Tak (B2B, w 5 dni)
Seria/numer fiskalny	Nie (osobna seria)	Tak
Rola	Oferta / wezwanie do zapłaty	Oficjalny dokument sprzedaży

Kluczowa zasada: tylko faktura fiskalna trafia do księgowości i do RO e-Faktura. Proforma pozostaje między Tobą a klientem.

Kiedy stosujesz proformę

Przed zapłatą — wysyłasz proformę, klient płaci, a następnie wystawiasz fakturę fiskalną.
Do ofert — klient chce zobaczyć dokładną kwotę i strukturę, zanim się zdecyduje.
Do zaliczek — proforma na zaliczkę, po której następuje faktura fiskalna przy dostawie (z odpowiednimi zasadami VAT dla zaliczki).

Jak to działa w facturifirma

W facturifirma proforma jest osobnym typem dokumentu, z własną serią, który nie jest wysyłany do SPV. Gdy klient zaakceptuje/zapłaci, możesz przekonwertować proformę na fakturę fiskalną jednym kliknięciem — dane są przenoszone automatycznie, a fakturę fiskalną można następnie wysłać do e-Faktury. Możesz nawet włączyć automatyczne generowanie faktury po dodaniu płatności do proformy.

Dzięki temu unikasz podwójnej pracy i masz pewność, że tylko właściwy dokument (faktura fiskalna) trafia do księgowości i do SPV.

Najczęstsze pytania

Czy faktura proforma ma skutek podatkowy?

Nie. Proforma nie jest dokumentem księgowym: nie wprowadza się jej do księgowości, nie generuje VAT do zapłaty i nie raportuje się jej w e-Fakturze. To oferta/wezwanie do zapłaty.

Czy proformę wysyła się do e-Faktury (SPV)?

Nie. W RO e-Faktura raportuje się fakturę fiskalną, nie proformę. Proforma pozostaje dokumentem informacyjnym między Tobą a klientem.

Kiedy wystawiam fakturę fiskalną po proformie?

Zwykle w chwili dostawy towarów/wykonania usługi lub w chwili zapłaty, w zależności od zasad wymagalności VAT. Wiele firm wystawia fakturę fiskalną po tym, jak klient opłaci proformę.