Factură proformă vs factură fiscală: diferențe și când folosești fiecare

Factura proformă și factura fiscală arată aproape la fel, dar au roluri complet diferite. Confuzia dintre ele e frecventă — și poate duce la erori de raportare. Acest ghid clarifică ce este fiecare, prin ce diferă și când o folosești.

Ce este o factură proformă

Proforma este un document informativ: o ofertă sau o solicitare de plată trimisă clientului înainte de a emite factura fiscală. Conține de obicei aceleași informații ca o factură (părți, produse/servicii, prețuri, TVA estimat, total), dar nu are efect contabil sau fiscal.

Practic, proforma spune: „iată ce vei plăti și pentru ce” — dar nu este documentul care generează obligații fiscale.

Prin ce diferă de factura fiscală

	Proformă	Factură fiscală
Efect contabil	Nu	Da
Generează TVA de plată	Nu	Da
Se raportează în e-Factura (SPV)	Nu	Da (B2B, în 5 zile)
Serie/număr fiscal	Nu (serie separată)	Da
Rol	Ofertă / cerere de plată	Document oficial de vânzare

Cheia: doar factura fiscală intră în contabilitate și în RO e-Factura. Proforma rămâne între tine și client.

Când folosești proforma

Înainte de plată — trimiți proforma, clientul plătește, apoi emiți factura fiscală.
Pentru oferte — clientul vrea să vadă exact suma și structura înainte să se angajeze.
Pentru avansuri — proforma pentru avans, urmată de factura fiscală la livrare (cu regulile de TVA aferente avansului).

Cum funcționează în facturifirma

În facturifirma, proforma este un tip de document separat, cu serie proprie, care nu se trimite în SPV. Când clientul acceptă/plătește, poți converti proforma în factură fiscală dintr-un clic — datele se preiau automat, iar factura fiscală se poate trimite apoi în e-Factura. Poți chiar activa generarea automată a facturii când adaugi plata pe proformă.

Așa eviți dubla muncă și te asiguri că doar documentul corect (factura fiscală) ajunge în contabilitate și în SPV.

Întrebări frecvente

Factura proformă are efect fiscal?

Nu. Proforma nu este un document contabil: nu se înregistrează în contabilitate, nu generează TVA de plată și nu se raportează în e-Factura. Este o ofertă/solicitare de plată.

Se trimite proforma în e-Factura (SPV)?

Nu. În RO e-Factura se raportează factura fiscală, nu proforma. Proforma rămâne un document informativ între tine și client.

Când emit factura fiscală după o proformă?

De regulă la momentul livrării bunurilor/prestării serviciilor sau la încasare, în funcție de regulile de exigibilitate a TVA. Multe firme emit factura fiscală după ce clientul plătește proforma.