Проформа-рахунок проти фіскального рахунку-фактури: відмінності та коли використовувати кожен
Що таке проформа, чим вона відрізняється від фіскального рахунку-фактури і коли її правильно використовувати.
Проформа-рахунок і фіскальний рахунок-фактура виглядають майже однаково, але мають абсолютно різні ролі. Плутанина між ними трапляється часто — і може призвести до помилок у звітності. Цей посібник роз’яснює що таке кожен з них, чим вони відрізняються і коли використовувати кожен.
Що таке проформа-рахунок
Проформа — це інформативний документ: пропозиція або запит на оплату, надісланий клієнту до виставлення фіскального рахунку-фактури. Зазвичай вона містить ту саму інформацію, що й рахунок-фактура (сторони, товари/послуги, ціни, орієнтовний ПДВ, загальна сума), але не має бухгалтерського чи фіскального ефекту.
Практично проформа каже: «ось що ви заплатите і за що» — але вона не є документом, який породжує фіскальні зобов’язання.
Чим вона відрізняється від фіскального рахунку-фактури
| Проформа | Фіскальний рахунок-фактура | |
|---|---|---|
| Бухгалтерський ефект | Ні | Так |
| Генерує ПДВ до сплати | Ні | Так |
| Звітується в e-Factura (SPV) | Ні | Так (B2B, протягом 5 днів) |
| Фіскальна серія/номер | Ні (окрема серія) | Так |
| Роль | Пропозиція / запит на оплату | Офіційний документ продажу |
Головне: лише фіскальний рахунок-фактура потрапляє в бухгалтерський облік і в RO e-Factura. Проформа залишається між вами та клієнтом.
Коли використовувати проформу
- Перед оплатою — ви надсилаєте проформу, клієнт оплачує, потім ви виставляєте фіскальний рахунок-фактуру.
- Для пропозицій — клієнт хоче побачити точну суму та структуру перед тим, як зобов’язатися.
- Для авансів — проформа на аванс, за якою слідує фіскальний рахунок-фактура на момент постачання (з правилами ПДВ, що стосуються авансу).
Як це працює в facturifirma
У facturifirma проформа є окремим типом документа, з власною серією, який не надсилається в SPV. Коли клієнт погоджується/оплачує, ви можете конвертувати проформу в фіскальний рахунок-фактуру одним кліком — дані переносяться автоматично, а фіскальний рахунок-фактуру потім можна надіслати в e-Factura. Ви навіть можете увімкнути автоматичну генерацію рахунку-фактури, коли додаєте оплату до проформи.
Так ви уникаєте подвійної роботи і забезпечуєте, що лише правильний документ (фіскальний рахунок-фактура) потрапляє в бухгалтерський облік і в SPV.
Часті запитання
Чи має проформа-рахунок фіскальний ефект?
Ні. Проформа не є бухгалтерським документом: вона не реєструється в бухгалтерському обліку, не генерує ПДВ до сплати і не звітується в e-Factura. Це пропозиція/запит на оплату.
Чи надсилається проформа в e-Factura (SPV)?
Ні. В RO e-Factura звітується фіскальний рахунок-фактура, а не проформа. Проформа залишається інформативним документом між вами та клієнтом.
Коли виставляти фіскальний рахунок-фактуру після проформи?
Як правило, на момент постачання товарів/надання послуг або на момент оплати, залежно від правил виникнення податкового зобов'язання з ПДВ. Багато компаній виставляють фіскальний рахунок-фактуру після того, як клієнт оплачує проформу.
Рахунки та e-Factura, без клопоту
facturifirma надсилає рахунки до SPV, декларує e-Transport, звіряє надходження та веде ваші звіти з ПДВ — 12 місяців безкоштовно.
Почати безкоштовноПов’язані посібники
Усе, що потрібно знати про RO e-Factura: хто зобов'язаний, терміни, формат і як надіслати рахунок у SPV.
Що таке сторнування, коли його використовувати і як виправити виставлений рахунок-фактуру, не видаляючи його.