e-Factura в Румунії: повний посібник (обов'язки, терміни, кроки)

e-Factura (національна система RO e-Factura) — це обов’язковий спосіб, за допомогою якого компанії в Румунії звітують про рахунки-фактури перед ANAF, через SPV (Віртуальний приватний простір). Уже недостатньо надіслати PDF електронною поштою: рахунок-фактура має бути переданий електронно, у стандартизованому форматі, а «офіційним» примірником вважається той, що знаходиться в системі ANAF.

Цей посібник пояснює простими словами, що таке e-Factura, хто зобов’язаний її використовувати, у який термін треба надіслати рахунок, який у нього формат і як фактично передати рахунок-фактуру в SPV.

Що таке e-Factura (RO e-Factura)

RO e-Factura — це платформа, через яку емітент завантажує рахунок-фактуру в структурованому електронному форматі, ANAF перевіряє його, застосовує електронну печатку Міністерства фінансів, а отримувач може завантажити його з SPV. По суті, держава стає «посередником», через якого проходить рахунок-фактура.

Ключова відмінність від звичайного рахунка-фактури: електронний рахунок-фактура не є PDF. Це файл XML, який містить структуровані дані (емітент, клієнт, рядки, ПДВ, підсумки), щоб його могла автоматично прочитати будь-яка система. PDF — це лише візуальне подання для людей.

Хто зобов’язаний і з якої дати

• B2G (для державних установ) — перший сегмент, що увійшов до системи.
• B2B (між компаніями, оподатковуваними особами, зареєстрованими в Румунії) — обов’язково з 1 липня 2024 року. Усі рахунки-фактури, виставлені між компаніями, мають бути передані через RO e-Factura.
• B2C (для фізичних осіб) — поступово впроваджувалося в систему починаючи з 2025 року.

Коротко: якщо ви компанія в Румунії і виставляєте рахунки іншим компаніям, ви зобов’язані передавати їх у SPV. Обов’язок не залежить від розміру компанії.

Термін: 5 календарних днів

Рахунок-фактура має бути переданий у RO e-Factura протягом максимум 5 календарних днів з дати виставлення. Це короткий і фіксований термін — тому автоматичне надсилання, безпосередньо з програми для виставлення рахунків, має величезне значення: воно усуває ризик забути чи перевищити термін.

Перевищення терміну передачі вважається правопорушенням і може каратися штрафом, диференційованим за категоріями платників податків (великі, середні, малі). Тому практична рекомендація: надсилайте рахунок у SPV того ж дня, коли ви його виставляєте.

Який формат має e-Фактура (XML UBL RO_CIUS)

Необхідний формат — XML UBL 2.1, відповідно до національної специфікації RO_CIUS — румунської адаптації європейської норми EN 16931. RO_CIUS встановлює додаткові правила, специфічні для Румунії (напр. коди ПДВ, обов’язкові поля, формат CUI, адреси).

Якщо файл не відповідає цим правилам, ANAF відхиляє його під час перевірки. Тому не можна просто «експортувати якийсь XML» — він має відповідати RO_CIUS. Спеціалізована програма автоматично генерує правильний XML, з усіма обов’язковими полями (BT) заповненими.

Як надіслати рахунок-фактуру в SPV — крок за кроком

1. Виставляєте рахунок-фактуру в програмі для виставлення рахунків (клієнт, товари/послуги, ставки ПДВ, серія та номер).
2. Програма генерує XML RO_CIUS з даних рахунка.
3. XML завантажується в SPV через інтерфейс ANAF (API), від імені вашої компанії.
4. ANAF перевіряє файл. Якщо він відповідає вимогам, йому присвоюється ідентифікатор і застосовується печатка Міністерства фінансів.
5. Рахунок-фактура стає доступним у SPV, звідки клієнт може його завантажити.

З facturifirma кроки 2–4 виконуються автоматично: після виставлення рахунка ви надсилаєте його в SPV одним кліком (або автоматично, при виставленні), а застосунок потім перевіряє статус (прийнято/відхилено) і показує вам результат.

Що відбувається після надсилання

Після завантаження рахунок-фактура проходить перевірку ANAF, яка може тривати від кількох секунд до кількох хвилин. Результат може бути:

• Прийнято — рахунок-фактура отримує ID і електронну печатку; це офіційний примірник.
• Відхилено — файл містить помилки (структури чи правил RO_CIUS). Ви отримуєте повідомлення про помилку, виправляєте і надсилаєте повторно.

Важливо перевіряти статус, а не лише надсилати: рахунок «надісланий, але відхилений» не вважається переданим. Хороша програма автоматично здійснює опитування статусу і повідомляє вас, коли рахунок було відхилено.

Як підключитися до SPV

Щоб передавати рахунки-фактури, компанія має бути зареєстрована в SPV і автентифікована за допомогою кваліфікованого цифрового сертифіката. Після реєстрації автентифікація в API ANAF здійснюється через OAuth, на основі цього сертифіката.

З facturifirma підключення відбувається один раз: застосунок генерує посилання для авторизації ANAF, ви (або бухгалтер, який володіє сертифікатом) підтверджуєте доступ, а відтоді рахунки надсилаються автоматично, без потреби торкатися сертифіката при кожному рахунку. Якщо сертифікат у бухгалтера, ви можете скопіювати посилання і надіслати йому для підтвердження.

Як facturifirma спрощує e-Factura

• Правильна генерація RO_CIUS — XML створюється автоматично, відповідно до вимог, для кожного рахунка.
• Надсилання в SPV одним кліком — або автоматично при виставленні, якщо ви активуєте цю опцію.
• Перевірка статусу — автоматичне опитування: ви одразу бачите, чи рахунок був прийнятий чи відхилений.
• Вхідні e-Factura — ви завантажуєте рахунки, отримані від постачальників, прямо з SPV і реєструєте їх як витрати.
• Підключення один раз — включно з потоком «посилання для бухгалтера», коли сертифікат у нього.

Результат: ви дотримуєтеся обов’язку і терміну в 5 днів без ручних зусиль, прямо з програми, у якій ви й так виставляєте рахунки.