e-Factura in Rumänien: der komplette Leitfaden (Pflichten, Fristen, Schritte)

e-Factura (das nationale System RO e-Factura) ist der verpflichtende Weg, über den Unternehmen in Rumänien Rechnungen an ANAF melden — über SPV (den Virtuellen Privaten Raum). Ein PDF per E-Mail zu senden reicht nicht mehr: Die Rechnung muss elektronisch, in einem standardisierten Format, übermittelt werden, und das „offizielle” Exemplar ist das im ANAF-System.

Dieser Leitfaden erklärt verständlich, was e-Factura ist, wer verpflichtet ist, innerhalb welcher Frist sie gesendet werden muss, welches Format sie hat und wie Sie eine Rechnung tatsächlich an SPV senden.

Was e-Factura (RO e-Factura) ist

RO e-Factura ist die Plattform, auf der der Aussteller die Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format hochlädt, ANAF sie validiert, das elektronische Siegel des Finanzministeriums anbringt und der Empfänger sie aus SPV herunterladen kann. Praktisch wird der Staat zum „Vermittler”, über den die Rechnung läuft.

Der wesentliche Unterschied zu einer klassischen Rechnung: Eine elektronische Rechnung ist kein PDF. Es ist eine XML-Datei mit strukturierten Daten (Aussteller, Kunde, Positionen, USt, Summen), damit sie von jedem System automatisch gelesen werden kann. Das PDF ist nur eine visuelle Darstellung für Menschen.

Wer verpflichtet ist und ab wann

• B2G (an öffentliche Institutionen) — das erste Segment im System.
• B2B (zwischen Unternehmen, in Rumänien ansässige Steuerpflichtige) — verpflichtend seit dem 1. Juli 2024. Alle zwischen Unternehmen ausgestellten Rechnungen müssen über RO e-Factura übermittelt werden.
• B2C (an Privatpersonen) — schrittweise ab 2025 eingeführt.

Kurz gesagt: Wenn Sie ein Unternehmen in Rumänien sind und Rechnungen an andere Unternehmen ausstellen, sind Sie verpflichtet, sie an SPV zu senden. Die Pflicht hängt nicht von der Unternehmensgröße ab.

Die Frist: 5 Kalendertage

Die Rechnung muss innerhalb von maximal 5 Kalendertagen ab dem Ausstellungsdatum an RO e-Factura gesendet werden. Es ist eine kurze, feste Frist — deshalb ist das automatische Senden direkt aus der Rechnungssoftware enorm wichtig: Es beseitigt das Risiko, die Frist zu vergessen oder zu überschreiten.

Das Überschreiten der Übermittlungsfrist ist eine Ordnungswidrigkeit und kann mit einem Bußgeld geahndet werden, gestaffelt nach Steuerpflichtigen-Kategorie (groß, mittel, klein). Die praktische Empfehlung lautet daher: Senden Sie die Rechnung am selben Tag an SPV, an dem Sie sie ausstellen.

Welches Format eine e-Factura hat (XML UBL RO_CIUS)

Das geforderte Format ist XML UBL 2.1 gemäß der nationalen Spezifikation RO_CIUS — der rumänischen Anpassung der europäischen Norm EN 16931. RO_CIUS legt zusätzliche, für Rumänien spezifische Regeln fest (z. B. USt-Codes, Pflichtfelder, CUI-Format, Adressen).

Wenn die Datei diese Regeln nicht erfüllt, lehnt ANAF sie bei der Validierung ab. Deshalb können Sie nicht einfach „irgendein XML exportieren” — es muss RO_CIUS-konform sein. Eine spezialisierte Software erzeugt das korrekte XML automatisch, mit allen ausgefüllten Pflichtfeldern (BT-Elementen).

Wie Sie eine Rechnung an SPV senden — Schritt für Schritt

1. Sie stellen die Rechnung in der Rechnungssoftware aus (Kunde, Produkte/Dienstleistungen, USt-Sätze, Serie und Nummer).
2. Die Software erzeugt das RO_CIUS-XML aus den Rechnungsdaten.
3. Das XML wird über die ANAF-Schnittstelle (API) in SPV hochgeladen, im Namen Ihres Unternehmens.
4. ANAF validiert die Datei. Bei Konformität weist es eine Kennung zu und bringt das Siegel des Finanzministeriums an.
5. Die Rechnung wird in SPV verfügbar, wo der Kunde sie herunterladen kann.

Mit facturifirma laufen die Schritte 2–4 automatisch: Nach dem Ausstellen senden Sie die Rechnung mit einem Klick an SPV (oder automatisch beim Ausstellen), und die App prüft danach den Status (angenommen / abgelehnt) und zeigt Ihnen das Ergebnis.

Was nach dem Senden passiert

Nach dem Hochladen durchläuft die Rechnung die ANAF-Validierung, die von wenigen Sekunden bis zu einigen Minuten dauern kann. Das Ergebnis kann sein:

• Angenommen — die Rechnung erhält eine ID und das elektronische Siegel; dies ist das offizielle Exemplar.
• Abgelehnt — die Datei enthält Fehler (Struktur oder RO_CIUS-Regeln). Sie erhalten eine Fehlermeldung, korrigieren und senden erneut.

Es ist wichtig, den Status zu prüfen, nicht nur zu senden: Eine „gesendete, aber abgelehnte” Rechnung gilt nicht als übermittelt. Eine gute Software fragt den Status automatisch ab und benachrichtigt Sie, wenn eine Rechnung abgelehnt wurde.

Wie Sie sich mit SPV verbinden

Um Rechnungen zu übermitteln, muss das Unternehmen in SPV registriert und mit einem qualifizierten digitalen Zertifikat authentifiziert sein. Nach der Registrierung erfolgt die Authentifizierung an der ANAF-API über OAuth, auf Basis dieses Zertifikats.

Mit facturifirma verbinden Sie sich nur einmal: Die App erzeugt den ANAF-Autorisierungslink, Sie (oder der Steuerberater, der das Zertifikat besitzt) genehmigen den Zugriff, und ab dann werden die Rechnungen automatisch gesendet, ohne dass Sie das Zertifikat bei jeder Rechnung anfassen müssen. Liegt das Zertifikat beim Steuerberater, können Sie einen Link kopieren und ihm zur Genehmigung senden.

Wie facturifirma e-Factura vereinfacht

• Korrekte RO_CIUS-Erzeugung — das XML wird für jede Rechnung automatisch und konform erstellt.
• Senden an SPV mit einem Klick — oder automatisch beim Ausstellen, wenn Sie die Option aktivieren.
• Statusprüfung — automatisches Polling: Sie sehen sofort, ob eine Rechnung angenommen oder abgelehnt wurde.
• e-Factura-Posteingang — laden Sie von Lieferanten erhaltene Rechnungen direkt aus SPV herunter und erfassen Sie sie als Ausgaben.
• Einmal verbinden — inklusive „Link für den Steuerberater”-Ablauf, wenn dieser das Zertifikat besitzt.

Das Ergebnis: Sie erfüllen die Pflicht und die 5-Tage-Frist ohne manuellen Aufwand, direkt aus der Software, mit der Sie ohnehin Ihre Rechnungen ausstellen.