e-Factura w Rumunii: kompletny przewodnik (obowiązki, terminy, kroki)

e-Factura (krajowy system RO e-Factura) to obowiązkowy sposób, w jaki firmy w Rumunii raportują faktury do ANAF, za pośrednictwem SPV (Spațiul Privat Virtual — Wirtualnej Przestrzeni Prywatnej). Wysłanie PDF-a e-mailem już nie wystarcza: faktura musi zostać przesłana elektronicznie, w ustandaryzowanym formacie, a „oficjalnym” egzemplarzem jest ten znajdujący się w systemie ANAF.

Ten przewodnik wyjaśnia w przystępny sposób, czym jest e-Factura, kogo dotyczy obowiązek, w jakim terminie trzeba ją wysłać, jaki ma format i jak faktycznie wysłać fakturę do SPV.

Czym jest e-Factura (RO e-Factura)

RO e-Factura to platforma, na którą wystawca wgrywa fakturę w ustrukturyzowanym formacie elektronicznym, ANAF ją waliduje, nadaje elektroniczną pieczęć Ministerstwa Finansów, a odbiorca może ją pobrać z SPV. W praktyce państwo staje się „pośrednikiem”, przez którego przepływa faktura.

Podstawowa różnica względem tradycyjnej faktury: faktura elektroniczna nie jest plikiem PDF. Jest to plik XML zawierający dane ustrukturyzowane (wystawca, klient, pozycje, VAT, sumy), tak aby mógł zostać automatycznie odczytany przez dowolny system. PDF to jedynie wizualna reprezentacja dla ludzi.

Kogo dotyczy obowiązek i od kiedy

• B2G (wobec instytucji publicznych) — pierwszy segment objęty systemem.
• B2B (między firmami, podatnikami mającymi siedzibę w Rumunii) — obowiązkowo od 1 lipca 2024 roku. Wszystkie faktury wystawiane między firmami muszą zostać przesłane przez RO e-Factura.
• B2C (wobec osób fizycznych) — wchodziło do systemu stopniowo, począwszy od 2025 roku.

Krótko mówiąc: jeśli jesteś firmą w Rumunii i wystawiasz faktury innym firmom, masz obowiązek przesyłać je do SPV. Obowiązek nie zależy od wielkości firmy.

Termin: 5 dni kalendarzowych

Faktura musi zostać przesłana do RO e-Factura w ciągu maksymalnie 5 dni kalendarzowych od daty wystawienia. To krótki i sztywny termin — dlatego automatyczne wysyłanie, bezpośrednio z programu do fakturowania, ma ogromne znaczenie: eliminuje ryzyko zapomnienia lub przekroczenia terminu.

Przekroczenie terminu przesłania jest wykroczeniem i może zostać ukarane grzywną, zróżnicowaną w zależności od kategorii podatnika (duzi, średni, mali). Dlatego praktyczna rekomendacja brzmi: wyślij fakturę do SPV tego samego dnia, w którym ją wystawiasz.

Jaki format ma e-Faktura (XML UBL RO_CIUS)

Wymagany format to XML UBL 2.1, zgodny z krajową specyfikacją RO_CIUS — rumuńską adaptacją europejskiej normy EN 16931. RO_CIUS narzuca dodatkowe zasady specyficzne dla Rumunii (np. kody VAT, pola obowiązkowe, format CUI, adresy).

Jeśli plik nie spełnia tych zasad, ANAF odrzuca go podczas walidacji. Dlatego nie można po prostu „wyeksportować dowolnego XML-a” — musi on być zgodny z RO_CIUS. Dedykowany program automatycznie generuje poprawny XML, z wszystkimi wymaganymi polami (BT) uzupełnionymi.

Jak wysłać fakturę do SPV — krok po kroku

1. Wystawiasz fakturę w programie do fakturowania (klient, produkty/usługi, stawki VAT, seria i numer).
2. Program generuje XML RO_CIUS na podstawie danych faktury.
3. XML zostaje wgrany do SPV przez interfejs ANAF (API), w imieniu twojej firmy.
4. ANAF waliduje plik. Jeśli jest zgodny, nadaje mu identyfikator i pieczęć Ministerstwa Finansów.
5. Faktura staje się dostępna w SPV, skąd klient może ją pobrać.

Z facturifirma kroki 2–4 odbywają się automatycznie: po wystawieniu faktury wysyłasz ją do SPV jednym kliknięciem (lub automatycznie, przy wystawianiu), a aplikacja następnie sprawdza status (zaakceptowana / odrzucona) i pokazuje ci wynik.

Co dzieje się po wysłaniu

Po przesłaniu faktura przechodzi przez walidację ANAF, która może trwać od kilku sekund do kilku minut. Wynik może być następujący:

• Zaakceptowana — faktura otrzymuje identyfikator i pieczęć elektroniczną; to ona jest oficjalnym egzemplarzem.
• Odrzucona — plik zawiera błędy (strukturalne lub niezgodne z zasadami RO_CIUS). Otrzymujesz komunikat o błędzie, poprawiasz i wysyłasz ponownie.

Ważne jest, aby sprawdzać status, a nie tylko wysyłać: faktura „wysłana, ale odrzucona” nie jest uznawana za przesłaną. Dobry program automatycznie sprawdza status i powiadamia cię, gdy faktura zostanie odrzucona.

Jak połączyć się z SPV

Aby przesyłać faktury, firma musi być zarejestrowana w SPV i uwierzytelniona za pomocą kwalifikowanego certyfikatu cyfrowego. Po zarejestrowaniu uwierzytelnianie w API ANAF odbywa się przez OAuth, na podstawie tego certyfikatu.

Z facturifirma połączenie ustanawiasz jednorazowo: aplikacja generuje link autoryzacyjny ANAF, ty (lub księgowy posiadający certyfikat) zatwierdzasz dostęp, a od tego momentu faktury wysyłane są automatycznie, bez konieczności ponownego używania certyfikatu przy każdej fakturze. Jeśli certyfikat znajduje się u księgowego, możesz skopiować link i przesłać mu go do zatwierdzenia.

Jak facturifirma upraszcza e-Factura

• Poprawne generowanie RO_CIUS — XML jest budowany automatycznie, zgodnie z przepisami, dla każdej faktury.
• Wysyłka do SPV jednym kliknięciem — lub automatycznie przy wystawianiu, jeśli włączysz tę opcję.
• Sprawdzanie statusu — automatyczne odpytywanie: od razu widzisz, czy faktura została zaakceptowana, czy odrzucona.
• Skrzynka odbiorcza e-Factura — pobierasz faktury otrzymane od dostawców bezpośrednio z SPV i rejestrujesz je jako wydatki.
• Jednorazowe połączenie — w tym scenariusz „link dla księgowego”, gdy to on posiada certyfikat.

Rezultat: dotrzymujesz obowiązku i terminu 5 dni bez ręcznego wysiłku, bezpośrednio z programu, w którym i tak wystawiasz faktury.