Proformarechnung vs. Rechnung: Unterschiede und wann Sie welche nutzen
Was die Proforma ist, wie sie sich von der steuerlichen Rechnung unterscheidet und wann Sie sie korrekt einsetzen.
Proformarechnung und steuerliche Rechnung sehen fast gleich aus, haben aber völlig unterschiedliche Rollen. Die Verwechslung zwischen beiden ist häufig — und kann zu Meldefehlern führen. Dieser Leitfaden erklärt, was jede ist, worin sie sich unterscheiden und wann Sie welche nutzen.
Was eine Proformarechnung ist
Die Proforma ist ein informatives Dokument: ein Angebot oder eine Zahlungsaufforderung, die dem Kunden vor der Ausstellung der steuerlichen Rechnung gesendet wird. Sie enthält in der Regel dieselben Informationen wie eine Rechnung (Parteien, Produkte/Dienstleistungen, Preise, geschätzte USt, Gesamtbetrag), hat aber keine buchhalterische oder steuerliche Wirkung.
Praktisch sagt die Proforma: „Das werden Sie zahlen und wofür” — ist aber nicht das Dokument, das steuerliche Pflichten auslöst.
Worin sie sich von der steuerlichen Rechnung unterscheidet
| Proforma | Steuerliche Rechnung | |
|---|---|---|
| Buchhalterische Wirkung | Nein | Ja |
| Erzeugt zu zahlende USt | Nein | Ja |
| Wird in e-Factura (SPV) gemeldet | Nein | Ja (B2B, innerhalb von 5 Tagen) |
| Steuerliche Serie/Nummer | Nein (eigene Serie) | Ja |
| Rolle | Angebot / Zahlungsaufforderung | Offizielles Verkaufsdokument |
Der Kern: nur die steuerliche Rechnung fließt in die Buchhaltung und in RO e-Factura ein. Die Proforma bleibt zwischen Ihnen und dem Kunden.
Wann Sie die Proforma nutzen
- Vor der Zahlung — Sie senden die Proforma, der Kunde zahlt, dann stellen Sie die steuerliche Rechnung aus.
- Für Angebote — der Kunde möchte genau den Betrag und die Struktur sehen, bevor er sich verpflichtet.
- Für Anzahlungen — Proforma für die Anzahlung, gefolgt von der steuerlichen Rechnung bei Lieferung (mit den entsprechenden USt-Regeln für die Anzahlung).
Wie es in facturifirma funktioniert
In facturifirma ist die Proforma ein eigener Dokumenttyp mit eigener Serie, der nicht an SPV gesendet wird. Wenn der Kunde akzeptiert/zahlt, können Sie die Proforma mit einem Klick in eine steuerliche Rechnung umwandeln — die Daten werden automatisch übernommen, und die steuerliche Rechnung kann anschließend an e-Factura gesendet werden. Sie können sogar die automatische Erzeugung der Rechnung aktivieren, wenn Sie die Zahlung auf der Proforma erfassen.
So vermeiden Sie doppelte Arbeit und stellen sicher, dass nur das korrekte Dokument (die steuerliche Rechnung) in die Buchhaltung und in SPV gelangt.
Häufige Fragen
Hat die Proformarechnung steuerliche Wirkung?
Nein. Die Proforma ist kein buchhalterisches Dokument: Sie wird nicht in der Buchhaltung erfasst, erzeugt keine zu zahlende USt und wird nicht in e-Factura gemeldet. Sie ist ein Angebot bzw. eine Zahlungsaufforderung.
Wird die Proforma in e-Factura (SPV) gesendet?
Nein. In RO e-Factura wird die steuerliche Rechnung gemeldet, nicht die Proforma. Die Proforma bleibt ein informatives Dokument zwischen Ihnen und dem Kunden.
Wann stelle ich nach einer Proforma die steuerliche Rechnung aus?
In der Regel zum Zeitpunkt der Warenlieferung/Dienstleistungserbringung oder bei Zahlungseingang, je nach den Regeln zur Steuerentstehung der USt. Viele Firmen stellen die steuerliche Rechnung aus, nachdem der Kunde die Proforma bezahlt hat.
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