Fattura proforma vs fattura fiscale: differenze e quando usare ciascuna

La fattura proforma e la fattura fiscale sembrano quasi uguali, ma hanno ruoli completamente diversi. La confusione tra le due è frequente — e può portare a errori di rendicontazione. Questa guida chiarisce cos’è ciascuna, in cosa differiscono e quando la usi.

Cos’è una fattura proforma

La proforma è un documento informativo: un’offerta o una richiesta di pagamento inviata al cliente prima di emettere la fattura fiscale. Contiene di solito le stesse informazioni di una fattura (parti, prodotti/servizi, prezzi, IVA stimata, totale), ma non ha effetto contabile o fiscale.

In pratica, la proforma dice: “ecco cosa pagherai e per cosa” — ma non è il documento che genera obblighi fiscali.

In cosa differisce dalla fattura fiscale

Il punto chiave: solo la fattura fiscale entra in contabilità e in RO e-Factura. La proforma resta tra te e il cliente.

Quando usi la proforma

• Prima del pagamento — invii la proforma, il cliente paga, poi emetti la fattura fiscale.
• Per le offerte — il cliente vuole vedere esattamente l’importo e la struttura prima di impegnarsi.
• Per gli acconti — proforma per l’acconto, seguita dalla fattura fiscale alla consegna (con le regole IVA relative all’acconto).

Come funziona in facturifirma

In facturifirma, la proforma è un tipo di documento separato, con serie propria, che non si invia a SPV. Quando il cliente accetta/paga, puoi convertire la proforma in fattura fiscale con un clic — i dati vengono recuperati automaticamente, e la fattura fiscale può poi essere inviata in e-Factura. Puoi anche attivare la generazione automatica della fattura quando registri il pagamento sulla proforma.

Così eviti il doppio lavoro e ti assicuri che solo il documento corretto (la fattura fiscale) arrivi in contabilità e in SPV.