Factura proforma vs factura fiscal: diferencias y cuándo usar cada una
Qué es la proforma, en qué se diferencia de la factura fiscal y cuándo la usas correctamente.
La factura proforma y la factura fiscal se parecen casi al detalle, pero tienen funciones completamente distintas. La confusión entre ambas es frecuente, y puede provocar errores de declaración. Esta guía aclara qué es cada una, en qué se diferencian y cuándo se usa.
Qué es una factura proforma
La proforma es un documento informativo: una oferta o una solicitud de pago enviada al cliente antes de emitir la factura fiscal. Suele contener la misma información que una factura (partes, productos/servicios, precios, IVA estimado, total), pero no tiene efecto contable ni fiscal.
En la práctica, la proforma dice: «esto es lo que vas a pagar y por qué», pero no es el documento que genera obligaciones fiscales.
En qué se diferencia de la factura fiscal
| Proforma | Factura fiscal | |
|---|---|---|
| Efecto contable | No | Sí |
| Genera IVA a pagar | No | Sí |
| Se declara en e-Factura (SPV) | No | Sí (B2B, en 5 días) |
| Serie/número fiscal | No (serie separada) | Sí |
| Función | Oferta / solicitud de pago | Documento oficial de venta |
La clave: solo la factura fiscal entra en la contabilidad y en RO e-Factura. La proforma queda entre tú y el cliente.
Cuándo usas la proforma
- Antes del pago — envías la proforma, el cliente paga, después emites la factura fiscal.
- Para ofertas — el cliente quiere ver exactamente el importe y la estructura antes de comprometerse.
- Para anticipos — proforma para un anticipo, seguida de la factura fiscal en la entrega (con las reglas de IVA correspondientes al anticipo).
Cómo funciona en facturifirma
En facturifirma, la proforma es un tipo de documento independiente, con serie propia, que no se envía a SPV. Cuando el cliente acepta/paga, puedes convertir la proforma en factura fiscal con un clic; los datos se recuperan automáticamente, y la factura fiscal se puede enviar después a e-Factura. Incluso puedes activar la generación automática de la factura al registrar el pago sobre la proforma.
Así evitas el doble trabajo y te aseguras de que solo el documento correcto (la factura fiscal) llega a la contabilidad y a SPV.
Preguntas frecuentes
¿La factura proforma tiene efecto fiscal?
No. La proforma no es un documento contable: no se registra en la contabilidad, no genera IVA a pagar y no se declara en e-Factura. Es una oferta/solicitud de pago.
¿Se envía la proforma a e-Factura (SPV)?
No. En RO e-Factura se declara la factura fiscal, no la proforma. La proforma sigue siendo un documento informativo entre tú y el cliente.
¿Cuándo emito la factura fiscal después de una proforma?
Por lo general, en el momento de la entrega de los bienes/prestación de los servicios o en el momento del cobro, según las reglas de exigibilidad del IVA. Muchas empresas emiten la factura fiscal después de que el cliente paga la proforma.
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