Seria i numer faktury: zasady numeracji (bez błędów)

Numeracja faktur wydaje się szczegółem, ale to jedna z pierwszych rzeczy sprawdzanych podczas kontroli. Podstawowa zasada: serie z kolejnymi numerami, bez luk i bez duplikatów.

Czym jest seria, a czym numer

Seria — prefiks (np. FF, PF), który grupuje dokumenty.
Numer — kolejna wartość w ramach serii (np. FF-0001, FF-0002).

Każdy typ dokumentu ma z reguły własną serię: faktura, proforma, pokwitowanie, aviz.

Zasady numeracji

Kolejność — numery rosną bez pomijania żadnego.
Bez luk — nie zostawiasz „wolnych” numerów.
Bez duplikatów — ten sam numer nie pojawia się dwukrotnie w tej samej serii.
Skonfigurowana wcześniej — ustalasz serię i numer początkowy przed wystawieniem.

Dlaczego to ma znaczenie

Numeracja z lukami lub duplikatami budzi wątpliwości podczas kontroli podatkowej i komplikuje rekoncyliację. Dlatego automatyczne przypisywanie kolejnego numeru (a nie ręczne) jest najbezpieczniejszym podejściem.

Korekta faktury w serii

Jeśli wystawiona faktura jest błędna, nie usuwasz jej i nie pomijasz numeru — korygujesz ją poprzez stornowanie (fakturę z wartościami ujemnymi). Zobacz przewodnik o fakturze storno.

Jak to działa w facturifirma

W facturifirma konfigurujesz serie dla każdego typu dokumentu, z numerem początkowym i liczbą cyfr. Przy wystawianiu aplikacja automatycznie przypisuje kolejny numer z serii — więc numeracja pozostaje kolejna, bez luk i duplikatów, bez ręcznego wysiłku.

Najczęstsze pytania

Czy numeracja musi być kolejna?

Tak. Numery w ramach jednej serii muszą być kolejne i bez luk. Pomijanie numerów lub duplikaty to problem podczas kontroli podatkowej.

Czy mogę mieć kilka serii?

Tak. Możesz używać różnych serii (np. dla punktów sprzedaży, dla typów dokumentów). Ważne jest, aby każda seria miała własną, kolejną numerację.

Co zrobić, jeśli mam błędną fakturę w środku serii?

Nie usuwasz jej i nie pomijasz numeru — korygujesz ją poprzez stornowanie. Zobacz przewodnik o fakturze storno.