Serie și număr de factură: reguli de numerotare (fără greșeli)

Numerotarea facturilor pare un detaliu, dar e una dintre primele lucruri verificate la un control. Regula de bază: serii cu numere consecutive, fără goluri și fără dubluri.

Ce este seria și ce este numărul

• Seria — un prefix (ex. FF, PF) care grupează documentele.
• Numărul — valoarea consecutivă din cadrul seriei (ex. FF-0001, FF-0002).

Fiecare tip de document are, de regulă, seria lui: factură, proformă, chitanță, aviz.

Reguli de numerotare

• Consecutiv — numerele cresc fără să sari peste vreunul.
• Fără goluri — nu lași numere „libere”.
• Fără dubluri — același număr nu apare de două ori în aceeași serie.
• Configurat din timp — stabilești seria și numărul de start înainte să emiți.

De ce contează

O numerotare cu goluri sau dubluri ridică semne de întrebare la un control fiscal și complică reconcilierea. De aceea, atribuirea automată a următorului număr (nu manuală) e cea mai sigură abordare.

Corectarea unei facturi din serie

Dacă o factură emisă e greșită, nu o ștergi și nu sari numărul — o corectezi prin stornare (o factură cu valori negative). Vezi ghidul despre factura storno.

Cum funcționează în facturifirma

În facturifirma configurezi seriile pentru fiecare tip de document, cu numărul de start și numărul de cifre. La emitere, aplicația atribuie automat următorul număr din serie — deci numerotarea rămâne consecutivă, fără goluri sau dubluri, fără efort manual.