Serie und Nummer einer Rechnung: Nummerierungsregeln (fehlerfrei)

Die Rechnungsnummerierung wirkt wie ein Detail, ist aber eines der ersten Dinge, die bei einer Kontrolle geprüft werden. Die Grundregel: Serien mit fortlaufenden Nummern, ohne Lücken und ohne Duplikate.

Was die Serie und was die Nummer ist

• Die Serie — ein Präfix (z. B. FF, PF), das Dokumente gruppiert.
• Die Nummer — der fortlaufende Wert innerhalb der Serie (z. B. FF-0001, FF-0002).

Jeder Dokumenttyp hat in der Regel seine eigene Serie: Rechnung, Proforma, Quittung, Aviz.

Nummerierungsregeln

• Fortlaufend — die Nummern steigen, ohne dass eine übersprungen wird.
• Ohne Lücken — Sie lassen keine „freien” Nummern.
• Ohne Duplikate — dieselbe Nummer erscheint nicht zweimal in derselben Serie.
• Im Voraus konfiguriert — Sie legen Serie und Startnummer fest, bevor Sie zu fakturieren beginnen.

Warum das wichtig ist

Eine Nummerierung mit Lücken oder Duplikaten wirft bei einer steuerlichen Kontrolle Fragen auf und erschwert den Abgleich. Deshalb ist die automatische Vergabe der nächsten Nummer (nicht manuell) der sicherste Ansatz.

Korrektur einer Rechnung aus der Serie

Wenn eine ausgestellte Rechnung fehlerhaft ist, löschen Sie sie nicht und überspringen keine Nummer — Sie korrigieren sie durch Stornierung (eine Rechnung mit negativen Werten). Siehe den Leitfaden zur Stornorechnung.

Wie es in facturifirma funktioniert

In facturifirma konfigurieren Sie die Serien für jeden Dokumenttyp, mit Startnummer und Ziffernanzahl. Bei der Ausstellung vergibt die Anwendung automatisch die nächste Nummer aus der Serie — die Nummerierung bleibt also fortlaufend, ohne Lücken oder Duplikate, ohne manuellen Aufwand.