Серія та номер рахунку: правила нумерації (без помилок)

Нумерація рахунків здається деталлю, але це одна з перших речей, які перевіряють під час контролю. Базове правило: серії з послідовними номерами, без пропусків і без дублікатів.

Що таке серія і що таке номер

• Серія — префікс (напр. FF, PF), який групує документи.
• Номер — послідовне значення в межах серії (напр. FF-0001, FF-0002).

Кожен тип документа зазвичай має свою серію: рахунок, проформа, квитанція, накладна.

Правила нумерації

• Послідовність — номери зростають без пропусків.
• Без пропусків — ви не залишаєте “вільних” номерів.
• Без дублікатів — один і той самий номер не з’являється двічі в тій самій серії.
• Налаштовано заздалегідь — ви визначаєте серію і стартовий номер до того, як почнете виставляти рахунки.

Чому це важливо

Нумерація з пропусками або дублікатами викликає питання під час податкової перевірки і ускладнює звірку. Тому автоматичне присвоєння наступного номера (а не ручне) є найбезпечнішим підходом.

Виправлення рахунку в межах серії

Якщо виставлений рахунок помилковий, ви не видаляєте його і не пропускаєте номер — ви виправляєте його через сторнування (рахунок з від’ємними значеннями). Див. посібник про сторно-рахунок.

Як це працює у facturifirma

У facturifirma ви налаштовуєте серії для кожного типу документа, зі стартовим номером і кількістю цифр. Під час виставлення застосунок автоматично присвоює наступний номер із серії — тому нумерація залишається послідовною, без пропусків чи дублікатів, без ручних зусиль.