Notificări automate pe email: încasări, plăți și remindere de scadență

Urmărirea încasărilor înseamnă, de multe ori, email-uri scrise de mână: „factura ajunge la scadență“, „am primit plata, mulțumim“. facturifirma le trimite automat — cu o regulă simplă: nimic nu pleacă fără să activezi tu, per firmă și per tip de notificare.

Cele trei tipuri de notificări

1. Confirmare de încasare, către client

Când înregistrezi o încasare pe o factură, clientul poate primi automat o confirmare: factura, suma încasată, metoda, data — și restul de plată, dacă încasarea e parțială. Clientul știe imediat că plata a ajuns, fără să te întrebe.

2. Remindere de scadență, către client

Pentru facturile emise și neîncasate, clientul primește remindere pe o cadență gândită să fie eficientă fără să devină spam:

Fiecare reminder se trimite o singură dată — rulările repetate nu dublează mesajele. Facturile în lei intră în cadență doar după ce au fost transmise în e-Factura (SPV); cele în valută, către clienți externi, imediat ce sunt emise.

3. Confirmare de plată, către furnizor

Când marchezi o cheltuială ca plătită, furnizorul poate primi automat confirmarea: numărul facturii lui, suma și data plății. Se trimite doar la trecerea în starea „plătită“ — resalvarea unei cheltuieli deja plătite nu renotifică.

Opt-in, per firmă, per tip

Toate cele trei tipuri sunt oprite implicit. Le activezi din Setări → Firma, individual — poți porni doar reminderele de scadență, de exemplu, fără confirmările de încasare. Email-urile pleacă în numele firmei tale, iar răspunsurile clienților ajung direct la adresa firmei (reply-to), nu într-o căsuță tehnică.

De ce contează

• Încasezi mai repede — reminderele consecvente sunt cea mai simplă unealtă de colectare.
• Mai puțin timp pierdut — zero email-uri scrise de mână pentru confirmări.
• Relații mai clare — clientul și furnizorul știu mereu starea plății.