Накладна на супровід товару: коли вона обов'язкова і що містить

Накладна на супровід товару — це документ, який супроводжує товар у дорозі, коли поставка не оформлюється рахунком-фактурою в момент перевезення. Її легко сплутати з рахунком-фактурою або з e-Transport — але вона має окрему роль.

Коли використовувати накладну

Ви використовуєте накладну, коли переміщуєте/поставляєте товар без виставлення рахунка-фактури на місці, наприклад:

• поставляєте зараз, а рахунок виставляєте пізніше (в кінці місяця, на основі замовлення);
• переміщуєте товар між складами/точками роботи;
• відправляєте продукцію, яка оформлюється рахунком після приймання.

Накладна «покриває» переміщення товару до моменту виставлення рахунка-фактури, з яким вона потім співвідноситься.

Накладна, рахунок-фактура, e-Transport — хто за що відповідає

Це три різні речі, які іноді співіснують:

• Накладна — документ, який фізично супроводжує товар, коли він не оформлений рахунком у цей момент.
• Рахунок-фактура — фіскальний документ продажу (звітується в e-Factura протягом 5 днів).
• e-Transport — декларування переміщення товарів у SPV, з отриманням коду UIT перед відправленням (обов’язкове для певних перевезень).

Для перевезення, яке підпадає під обов’язок e-Transport і не оформлене рахунком на місці, вам може знадобитися і накладна, і код UIT.

Що містить накладна

• постачальник і клієнт (назва, CUI, адреса);
• товари та поставлені кількості;
• дата видачі;
• опційно, деталі перевезення — довірена особа (ім’я, посвідчення особи/ідентифікаційний номер), номерний знак транспортного засобу.

Як це працює у facturifirma

У facturifirma накладна — це окремий тип документа, зі своєю серією, у якому ви заповнюєте товари, кількості та деталі перевезення (довірена особа, транспортний засіб). Пізніше ви можете конвертувати накладну в рахунок-фактуру одним кліком, щоб не вводити дані повторно. А якщо перевезення підпадає під обов’язок e-Transport, ви можете зробити й декларацію UIT з тих самих даних — усе в одному місці.