Pokwitowanie a paragon fiskalny: jaka jest różnica i kiedy używasz każdego z nich

„Pokwitowanie” i „paragon fiskalny” są często mylone, ale to różne dokumenty, o różnych rolach. W skrócie: pokwitowanie potwierdza zapłatę, paragon fiskalny wystawia kasa fiskalna przy sprzedaży detalicznej.

Pokwitowanie

• Co potwierdza — wpłatę określonej kwoty, zwykle powiązanej z fakturą (np. zapłata gotówką za fakturę FF-0001).
• Kto je wystawia — dostawca, z programu do fakturowania.
• Kiedy — zazwyczaj przy wpłatach gotówkowych. Przy płatnościach bankowych dowodem jest wyciąg bankowy.

Paragon fiskalny

• Co potwierdza — sprzedaż detaliczną, zarejestrowaną fiskalnie w momencie zapłaty.
• Kto go wystawia — fiskalna kasa rejestrująca (osobne, odrębnie regulowane urządzenie).
• Kiedy — tam, gdzie prawo wymaga kasy fiskalnej przy sprzedaży osobom fizycznym.

Co czego nie zastępuje

Nie zastępują się automatycznie. Tam, gdzie kasa fiskalna jest obowiązkowa, paragon fiskalny pozostaje obowiązkowy — pokwitowanie go nie zastępuje. A od 2025 roku przy sprzedaży B2C dochodzi jeszcze e-Faktura B2C, która jest obowiązkiem odrębnym od kasy fiskalnej.

Jak pomaga facturifirma

facturifirma wystawia faktury, proformy i pokwitowania — więc jako dowód zapłaty gotówką za fakturę generujesz pokwitowanie bezpośrednio w aplikacji, powiązane z daną fakturą. Paragonu fiskalnego facturifirma nie wystawia — pochodzi on z fiskalnej kasy rejestrującej, czyli osobnego urządzenia.